Je ziet deze begrippen vaak langskomen. Maar wat betekenen ze nu precies? En wat zijn de verschillen? Naast uitleg hierover laat ik je zien hoe je de effectiviteit en efficiency in jouw bedrijf kunt verbeteren en wat dat oplevert.


 

De begrippen

Allereerst de definities van de begrippen efficiëntie en effectiviteit:

Efficiëntie = doelmatigheid = bereiken van een doel met zo weinig mogelijk middelen
Effectiviteit = doeltreffendheid = mate van realisatie van een doel 
  doelgerichtheid = mate van (zich kunnen) richten op een doel
  doelbewustheid = mate van bewustzijn van doel

In dit verband heb ik de definities van de woorden doelgerichtheid en doelbewustheid ook nog toegevoegd. Nu wordt het even opletten. Aan de hand van een bedrijfsproces zal ik de verschillen proberen toe te lichten.

 

Het bedrijfsproces start met de afspraak met je klant. De afspraak bestaat uit het leveren van een product of dienst conform de wensen van je klant. Dat is je doel.

 

Doelbewustheid

Bij doelbewustheid draait het om de vraag ‘is het doel helder?’ Een goede communicatie met je klant is hier van belang. Ben je je volledig bewust van de wensen van je klant? Bij verkoop van een doosje schroeven is dit niet zo spannend, maar bij de verbouwing van een woning wel degelijk. Al de mensen die betrokken zijn bij het proces dienen zich tevens (in meer of mindere mate) bewust te zijn van dit doel. Dus de interne communicatie dient hier goed op orde te zijn.

Je begrijpt dat hier al veel fout kan gaan. Of de wensen van je klant zijn niet (volledig) duidelijk, óf die wensen worden in je organisatie slecht gecommuniceerd. Het doel van je klant is Rome en jij koerst af op Napels. Iets in die trant.

 

Doelgerichtheid

Ben je voldoende gericht op je doel? Of kun je je voldoende op je doel richten? Dit zijn hier de vragen. Stel je bent je bewust van het doel van je klant: Rome. Maar jij vindt Napels een passender doel. Dan ben je niet bepaald gericht op je doel.

En heb jij of heeft één van je medewerkers de faciliteiten en competenties om doelgericht te kunnen werken? Zijn de gereedschappen en hulpmiddelen op orde? Kan iemand ongestoord werken? Zijn de kwaliteit en de ervaring voldoende?

 

Doeltreffendheid (effectiviteit)

Hier gaat het om de mate waarin het doel gerealiseerd wordt. Ben je midden in Rome beland of 50 kilometer er buiten? Of ergens tussen Rome en Napels in? De doeltreffendheid is afhankelijk van in hoeverre er doelbewust en doelgericht is gewerkt. Hoe beter dit voor elkaar is, des te groter de kans is dat het doel volledig wordt behaald.

 

Doelmatigheid (efficiëntie)

Met zo weinig mogelijk middelen zoals tijd, geld, grondstoffen etc. je doel behalen. Dat staat hier centraal. Op de fiets kun je prima Rome bereiken. Maar is dit efficiënt? Natuurlijk niet, dit kost veel teveel tijd en inspanning.

Met opzet heb ik efficiëntie bij het bedrijfsproces niet in een rood kader, maar in een blauw kader weergegeven. Dit omdat efficiëntie onderdeel van het doel zou moeten zijn. Waarom? In de eerste plaats omdat er anders sprake is van verspilling. Verspilling van iemands tijd, machines, energie, grondstoffen en ga zo maar door. In de tweede plaats gaat dit ten koste van de bedrijfsresultaten.

‘Onze klanten waren super tevreden, maar helaas gingen we failliet’.  Dit is niet waar je naar toe wilt als ondernemer. Jij/jullie als ondernemer(s) en de medewerkers verdienen de kost in je bedrijf. Goede financiële resultaten en continuïteit is daarom van groot belang.

Een completere doelomschrijving zou aldus moeten zijn: het leveren van een product of dienst conform de wensen van je klant op een zo efficiënt mogelijke manier.

Bron: www.rawpixel.com 

Productiviteit

Efficiëntie (doelmatigheid) gaat vooral over slimmer werken, niet over harder werken. De zweep erover leidt tot ongemotiveerde mensen en stress. Neem je processen eens goed onder de loep. Je zult zien dat er veel ingesleten patronen zijn ontstaan. Wat zou er anders kunnen? Is er goed nagedacht over hoe dingen worden gedaan? Een doordachtere en slimmere aanpak kan wonderen doen.

De combinatie van effectiviteit en efficiëntie wordt productiviteit genoemd. Deze twee kunnen elkaar bijten. Als je in het kader van efficiëntie in je auto als een bezetene naar je doel Rome rijdt, heb je veel meer kans op ongelukken of autopech. Dat is niet bepaald effectief.

Productiviteit is een belangrijk credo in ondernemersland. Hierin lag echter jarenlang het accent op efficiëntie. Producten en diensten moesten zo goedkoop mogelijk geleverd worden met het oog op de winsten. Dit ging ten koste van de kwaliteit en de waarde van producten/diensten. Gevolg: de balans is zoek. Gelukkig zien we hierin een kentering.

 

Balans tussen effectiviteit en efficiëntie

Belangrijk is dat er een gezonde balans ontstaat tussen effectiviteit en efficiëntie. Doorgedraaide efficiëntie zal de werkvreugde van je mensen niet ten goede komen. En dingen afraffelen gaat ten koste van de kwaliteit die je levert.

Kijk eerst naar de waarde die je wil leveren. Richt je processen zo in dat dit doel zo goed mogelijk (lees: effectief) gehaald kan worden. De volgende zaken zijn hierin van belang:

  • Communicatie en afspraken met je klant: wat zijn zijn/haar wensen?
  • Communicatie intern: is het iedereen helder wat er van hem/haar wordt verwacht?
  • Faciliteiten, middelen en competenties mensen

Bedenk een praktisch systeem waarin communicatie en afspraken worden vastgelegd.

Nu kun je aan de slag met de efficiëntie, deel twee van je doelomschrijving: waarde leveren op een zo efficiënt mogelijke manier. Denk hierbij aan:

  • Optimaal gebruik van software en techniek ter vervanging van ‘dom’ werk
  • Processen en terugkerende zaken standaardiseren en beschrijven
  • Doordacht te werk gaan, eerst nadenken over hoe en waarom en daarna pas actie

Let er wel op dat alles veel te bureaucratisch wordt. Geef je mensen de ruimte om inventief en creatief te zijn, want dat is ook een vorm van efficiëntie. Soms even slim het protocol omzeilen kan veel praktischer zijn. Dit komt tevens ten goede aan het werkplezier.

 

Tot slot

Als je slaagt in je doel om écht waarde te leveren op een efficiënte manier dan levert dit je geen windeieren op. Tevreden klanten, een goed rendement, gemotiveerd personeel en weinig verspilling zijn de resultaten. Wie wil dat niet?