Van complexiteit naar eenvoud

Beheersing en controle voeren in het bedrijfsleven nog steeds de boventoon. Het gevolg is een enorme complexiteit die verstikkend werkt. Eenvoud is het toverwoord. Maar hoe bouwen we de brug van complexiteit naar eenvoud? Daarover gaat dit artikel.


 

Waar bestaat de complexiteit uit?

Om problemen te tackelen bouwt een onderneming een extra stuk organisatie op. En dit gaat gepaard met meer regels. Dit extra stuk organisatie brengt weer nieuwe problemen met zich mee. En dit vergt weer extra organisatie met nog meer regels. Het wordt steeds complexer. Dit is de tendens bij ondernemingen, vooral als ze groeien.

De complexiteit bestaat onder andere uit een toename van:

  • Overhead en managementlagen
  • Plannen en rapporten
  • Regels en voorschriften
  • Procedures en controle
  • Vergaderingen en verslagen
  • Contracten en formulieren
  • Certificaten en kwaliteitscriteria

Herkenbaar? Lees dan vooral even verder…

 

Waarom zo complex?

Ik bespreek hier kort 3 belangrijke oorzaken van complexiteit:

 

  1. Beheerszucht

De enorme complexiteit in het bedrijfsleven is het gevolg van de drang naar controle en beheersing. Veel leidinggevenden denken nog steeds dat ze door alles strak in de grip te houden de kwaliteit omhoog brengen en betere resultaten behalen. De overheid doet hier ook vrolijk aan mee. Een verstikkende bureaucratie is het gevolg. 

 

  1. Veel mensen hebben baat bij complexiteit

Complexiteit geeft heel veel mensen bestaansrecht. Van managers, veranderconsultants tot administratief personeel, hele volksstammen zijn actief met complexiteit. Het levert simpelweg werk op.

 

“Bureaucratieën worden opgebouwd door en voor mensen die druk bezig zijn te bewijzen dat ze nodig zijn, vooral wanneer ze vermoeden dat ze dat niet zijn.” – Ricardo Semler –

 

  1. Eenvoud is moeilijker dan complexiteit

Laat dit even tot je doordringen. Veel mensen weten niet hoe ze dingen eenvoudiger kunnen aanpakken. Het vergt extra onderzoek, experimenten, gezond verstand en creativiteit. Uitvinden wat voor jou werkt. Meestal is dit teveel gevraagd en kopieert men gewoonweg wat de massa ook doet. Kijk eens naar mensen die ergens heel goed in zijn. Zij doen het anders. Bij hen regeert de eenvoud.

 

De gevolgen van complexiteit

Het hoeft geen betoog dat al die overbodige bureaucratie en managementlagen enorm kostenverhogend werken. En draagt het bij aan betere resultaten? Nauwelijks, helaas.

Al die overbodige regels en bemoeienis doen afbreuk aan de vrijheid en verantwoordelijkheid van mensen. Het ontneemt hen hun autoriteit en smoort daarmee het eigen initiatief. Apathie en een gebrek aan voldoening zijn het onmiskenbare gevolg.

En wat te denken van diegenen die zich vooral bezig houden met overbodige rompslomp en die veel liever iets gaan doen wat werkelijk iets bijdraagt aan de onderneming? Heel demotiverend.

 

Wat werkt er wel?

Heel kort en bondig komt het hierop neer:

 

WERKVLOER: minder plan → meer doen
LEIDING:   minder doen meer zijn

 

De werkvloer, minder plan en meer doen

De rol van de hedendaagse (mede)werker is verschoven van taakwerker naar doelwerker. Waar een taakwerker simpelweg zijn taak moest uitvoeren en zich verder nergens mee moest bemoeien, daar wordt van een doelwerker veel meer gevraagd. Zaken als verantwoordelijkheid, klantgerichtheid, creativiteit, procesoptimalisatie en samenwerking, daar draait het bij een doelwerker om.

Een overdaad aan regels, bemoeienis, vergaderen, evalueren, plannen en bureaucratische rompslomp werkt averechts bij de doelwerker. De doelwerker moet zich kunnen richten op zijn doel en heeft daarbij de vrijheid en het vertrouwen van de leiding nodig. Er is slechts een minimaal kader aan regels en plan nodig.

 

De leiding, minder doen en meer zijn

Teveel leidinggevenden menen nog steeds dat ze vooral moeten aansturen, controleren, instructies geven, evalueren, voorop lopen en vergaderen. En veel harder rennen dan hun medewerkers.  Je midden in het strijdgewoel begeven en van alles gaan doen helpt echter niet.

Voor een leider is het belangrijk om te weten wat er gebeurt. Dwang en bemoeienis helpen daar niet bij, maar een open en aandachtige houding wel. Een stap terug doen en tot rust komen is het credo. En vanuit de rust worden ingewikkelde dingen ineens heel eenvoudig. Dan overzie je snel wat er werkelijk nodig is in elke situatie.

 

Hoe pak je de complexiteit in je onderneming aan?

Wil je aan de slag met het terugdringen van de complexiteit in je onderneming? Hieronder geef ik een aantal tips om hier mee aan de slag te kunnen:

 

1. Anders kijken naar je onderneming

Trek je eens terug, samen met een aantal medewerkers en probeer eens met de blik van een buitenstaander naar je onderneming te kijken. Stel dan een aantal kritische vragen, zoals:

  • Wat zijn we vooral aan het doen?
  • Waarom doen we de dingen zoals we die doen?
  • Wat gebeurt er als we bepaalde dingen anders zouden doen?
  • Wat gebeurt er als we bepaalde dingen niet meer doen?

Op deze manier zul je ontdekken dat er heel veel vastgeroeste patronen en systemen zijn die totaal overbodig zijn. Durf de zaken eens anders aan te pakken en kijk wat er gebeurt. Ondernemen is risico durven nemen, zo ben je ook begonnen. Dus doe dit wederom!

 

2. Wees creatief

Bij ‘anders kijken’ heb je waarschijnlijk ontdekt dat er zaken anders en beter kunnen. Maar hoe dan? Creativiteit en ‘out of the box’ denken heb je hier bij nodig. Zoek de meest creatieve mensen uit je onderneming op en organiseer brainstormsessies, op zoek naar alternatieven. Met een creatieve geest kun je alle complexe kwesties reduceren tot de (eenvoudige) kern.

Neem het volgende schema in ogenschouw:

 

Systemen               =              Complex

↓   ↑                                          ↓   ↑

Creativiteit            =               Eenvoud

 

De enorme drang naar controle heeft een oerwoud aan systemen voortgebracht. Veel complexiteit dus. Creativiteit en innovatie zijn de tegenhangers van controle en beheersing. Creativiteit werkt regel doorbrekend en leidt tot inventieve oplossingen. Dit is een synoniem voor eenvoud.

 

Ontbeert het jou aan creativiteit? Lees dan het artikel: Iedereen is creatief

 

Design Thinking toepassen

Design -ontwerpen- betekent hier zowel een proces als een mindset. Een creatieve mindset, waarmee je voortdurend gaat zoeken naar kansen en verbeteringen. En dit vooral vanuit het perspectief van de klant.

Een complexe onderneming wordt log, dus minder wendbaar. Ze kan moeilijk inspelen op veranderingen. Want een kleine aanpassing dient in alle lagen te worden doorgevoerd. Met de toepassing van Design Thinking leer je flexibel mee te bewegen in de markt. Je leert ook vooruit denken. Net als bij een schaakspel. Door deze toepassing (mindset en proces) kun je ook eenvoudig de complexiteit terugdringen.

Minder plan en meer doen past uitstekend bij Design Thinking. Door te innoveren en experimenteren kom je er achter wat werkt en wat niet. Al doende leren dus.

 

3. Formuleer een goede visie

Een goede visie, zoals wij die bij Compass7 hanteren, bevat de volgende 5 elementen:

  1. Hoger doel
  2. Uitdagend doel
  3. Kernwaarden
  4. Kernkwaliteiten
  5. Uniciteit

Aan de hand van deze 5 elementen kun je het Visie Canvas van Compass7 invullen. Een visie met al z’n elementen overzichtelijk op één vel papier.

Een dergelijk geformuleerde visie vormt de kern, het middelpunt van je onderneming. En vanuit dit middelpunt ontstaat er orde. En door het ontstaan van een natuurlijke orde zijn er nauwelijks complexe systemen en regels meer nodig. En zie daar het onmiskenbare gevolg ontstaan: eenvoud.

Een goede visie, en uiteraard de naleving hiervan, geeft je onderneming deze eenvoud. Het geeft zowel houvast en beweging. Houvast in de vorm van verbinding en betekenis. En beweging in de vorm van een duidelijke koers en motivatie. Een visie die aldus in het DNA van alle onderdelen van de onderneming doordrongen is laat aan duidelijkheid weinig te wensen over.

 

Lees alles over het formuleren van een goede visie in het artikel: Hoe formuleer je een goede visie?

 

4. Het 80/20 principe

Het 80/20 principe is een universele wet. Het houdt in dat gemiddeld 80% van de resultaten of output het gevolg is van 20% van de inspanning of input. De 80/20 verhouding is een gemiddelde, een vuistregel. Deze verhouding kan ook 90/5 of 70/30 zijn. Er is echter altijd sprake van onevenredigheid.

Dit principe kan je helpen om duidelijk te krijgen in wat er werkt of waar je goed in bent. Pas je dit toe op de regels en procedures dan kunnen we het volgende stellen: 20% van de regels en procedures heeft 80% van het effect tot gevolg. De conclusie is dan dat 80% weinig of niets bijdraagt. Aanleiding genoeg om flink in de regels en procedures te snijden.

Het 80/20 principe is op dezelfde manier toepasbaar op bijvoorbeeld managementactiviteiten en controles. Als je genoeg informatie hebt weet je waar een overdaad aan complexiteit zit. Less is more zullen we maar zeggen.

 

Meer informatie over het 80/20 principe vind je in het artikel: Het 80/20 principe

 

Maandelijks Inspiratie Ontvangen?

SCHRIJF JE IN VOOR ONZE NIEUWSBRIEF

Je ontvangt hooguit twee berichten per maand!